ZELYRA
SOFTWARE / E-RECHNUNGSMANAGEMENT

E‑Rechnungsmanagement
für XRechnung & ZUGFeRD.

Elektronische Ausgangs- und Eingangsrechnungen sicher bearbeiten: automatisierter IMAP-Postfacheingang, Schema-Validierung, Positionsabgleich, DATEV-Export und transparente KI-unterstützte PDF-Erfassung.

Unverbindlich anfragen → Funktionsübersicht
⚡ XRechnung (UBL / CII) 📄 ZUGFeRD 2.x (PDF/A-3) 📥 IMAP-Postfacheingang 📊 DATEV-Format Export ⚖️ Faire, bedarfsgerechte Konditionen
Praktischer Nutzen

Strukturierte Rechnungsabläufe für Rechnungswesen und Buchhaltung

Elektronische Rechnungsstellung bedeutet mehr als das Versenden bloßer PDF-Dateien. Strukturierte Datenformate ermöglichen automatisierte Kontrollen, reibungslosen Posteingang und saubere Übergaben an Buchhaltungssysteme.

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Ausgangsrechnungen

Erzeugen Sie normkonforme XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien aus Ihren Daten, prüfen Sie Pflichtfelder vorab und versenden Sie Rechnungen ohne manuelle XML-Bastelei.

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Eingangsrechnungen

Rufen Sie Rechnungen automatisch per IMAP aus Postfächern ab, prüfen Sie XML- und PDF-Inhalte parallel, pflegen Sie Status und gleichen Sie Positionen ab.

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DATEV- & ERP-Übergabe

Bereiten Sie geprüfte Datensätze für den DATEV-Export vor und binden Sie vorhandene ERP- und Warenwirtschaftssysteme flexibel an.

Funktionsumfang

Ausgangs- und Eingangsrechnungen in einem System

Ein praxisorientierter Funktionsumfang für Rechnungswesen, Sachbearbeitung und Buchhaltung.

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Ausgangsrechnungen

XRechnung & ZUGFeRD Erstellung
  • Datenübernahme aus Quellsystemen: Übernahme aus ERP, Warenwirtschaft, Datenbanken oder manueller Eingabe.
  • Normkonforme Generierung: Erstellung von XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebetteter XML).
  • Vorab-Validierung vor Versand: Automatische Schematron- und Syntaxprüfung mit klaren Fehlerhinweisen bei Unstimmigkeiten.
  • Flexible Übertragungswege: E-Mail-Versand, Download oder Bereitstellung für Kundenportale über konfigurierte Routen.
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Eingangsrechnungen

IMAP-Abruf & Prüfung
  • Automatisierter IMAP-Postfachabruf: Zyklischer Abruf eingehender Rechnungen direkt aus zentralen Rechnungs-Postfächern.
  • Parallelansicht von XML & PDF: Strukturierte Gegenüberstellung von XML-Fakten und visueller PDF-Vorschau zur Prüfung.
  • Statusverwaltung & Freigaben: Statuspfade von Neu, In Prüfung, Freigegeben bis Exportiert und Bezahlt.
  • Positionsabgleich & Vorkontierung: Hilfestellung bei der Zuordnung zu Bestellungen, Kostenstellen und Sachkonten.

⚡ Formate & Profile

Unterstützt gängige Profile für XRechnung und ZUGFeRD. Kompatibilität richtet sich nach Profilwahl und Portalanforderungen.

📊 DATEV-Export

Exportiert geprüfte Rechnungsdaten und Belegbilder im DATEV-Format zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.

🔒 Rollen & Rechte

Fein abgestufte Berechtigungen für Sachbearbeiter, Freigeber, Geschäftsführung und Prüfer.

🔌 ERP-Schnittstellen

REST-Schnittstellen und Webhooks ermöglichen die saubere Integration in bestehende ERP- und Archivsysteme.

🤖 Transparenzhinweis: KI-gestützte PDF-Erfassung

Für herkömmliche PDF-Dokumente ohne eingebettete XML-Struktur bietet das System ein optionales KI-gestütztes Erfassungsmodul. Diese Funktion startet ausschließlich nach ausdrücklicher Anforderung durch den Nutzer (z. B. Klick auf „KI-Erfassung starten“).

Dabei wird die ausgewählte PDF-Datei an einen KI-Dienst übermittelt, um Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen als Vorschlag in die Maske zu laden. Alle erkannten Daten sind unverbindliche Vorschläge und müssen vor der Weiterverarbeitung oder dem Export von einer Person geprüft und freigegeben werden.

Rechnungsablauf

Vom Eingang bis zur Verbuchung in 4 Schritten

Ein transparenter Ablauf schafft lückenlose Nachvollziehbarkeit für jeden Rechnungsbeleg im Unternehmen.

Schritt 1

Eingang & Übernahme

Rechnungen treffen per automatisiertem IMAP-Abruf, Upload oder Quellsystem-Schnittstelle ein.

Schritt 2

Validierung & Check

Prüfung der XML-Struktur, Pflichtangaben, Steuersätze und Rechensummen gegen offizielle Schemata.

Schritt 3

Fachliche Prüfung

Sachbearbeiter prüfen Belege, ordnen Kostenstellen zu und geben Rechnungen intern frei.

Schritt 4

Export & Übergabe

Übergabe der vorkontierten Belege und Daten an Steuerberater oder Finanzbuchhaltung.

⚖️ Hinweis zur rechtlichen und steuerlichen Einordnung

Diese Software ist ein technisches Werkzeug für die strukturierte Verarbeitung, Konvertierung, Validierung und Verwaltung elektronischer Rechnungsdaten. Sie ersetzt keine steuerliche, handelsrechtliche oder rechtliche Beratung durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte.

Die Software führt technische Validierungen nach gängigen Standards durch und bereitet Daten für den Export vor. Die steuerliche Würdigung von Geschäftsvorfällen, die Einhaltung unternehmensinterner Kontrollsysteme sowie die Verfahrensdokumentation liegen in der Verantwortung des jeweiligen Unternehmens.

Systemvoraussetzungen

Voraussetzungen für Arbeitsplatz und Bereitstellung

Klare Trennung zwischen minimalen Anforderungen am Arbeitsplatz und flexibler Serverinfrastruktur nach Absprache.

💻 Arbeitsplatzvoraussetzungen (Client)

  • Aktueller Webbrowser: Chrome, Firefox, Safari, Edge in aktueller Version
  • Internetzugang: Stabile Internet- bzw. Netzwerkverbindung
  • Keine lokale Installation: Funktioniert vollständig im Browser ohne lokale Softwareinstallation
  • Zugangsdaten: Personenbezogenes Benutzerkonto mit Rollenberechtigung

🏢 Server, Hosting & Schnittstellen (Nach Absprache)

  • Bereitstellungsmodell: On-Premises im Unternehmensnetzwerk, Private Cloud oder Managed Hosting
  • Postfachanbindung: IMAP/SSL-Zugang zu dedizierten Rechnungs-Postfächern
  • ERP- & Datenanbindung: REST-Schnittstellen, Webhooks oder Vorsystemanbindung nach Absprache
  • Speicher & Datensicherung: Bedarfsgerechte Dimensionierung nach Belegvolumen und Aufbewahrungsfristen
Bedarfsgerechte Konditionen

Faire, bedarfsgerechte Konditionen ohne versteckte Kosten

Wir setzen auf partnerschaftliche und faire Konditionen. Lizenzierung und Bereitstellung richten sich nach Ihrem Belegaufkommen, der Benutzeranzahl und den gewünschten Schnittstellen.

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Zielgruppe

Mittelständische Unternehmen, Handwerksbetriebe, Dienstleister und Rechnungsabteilungen mit Bedarf an geordneten E-Rechnungsprozessen.

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Persönliche Abstimmung

Gemeinsam klären wir im Vorgespräch Ihre Vorsysteme, Postfächer und DATEV-Anforderungen für eine passgenaue Einrichtung.

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Direkter Ansprechpartner

Direkter Kontakt zum Entwickler und Berater ohne zwischengeschaltete Callcenter oder lange Warteschleifen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zum E-Rechnungsmanagement

Wichtige Antworten zu Formaten, Postfacheingang, DATEV-Export, KI-Erfassung und Systemvoraussetzungen.

Welche E-Rechnungsformate werden unterstützt?
Die Software unterstützt die in Deutschland und der EU etablierten Formate XRechnung (sowohl UBL- als auch UN/CEFACT CII-Syntax) und ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit eingebetteter XML) in gängigen Profilen. Die tatsächliche Kompatibilität hängt vom gewählten Profil, der Datenqualität und den Spezifikationen des jeweiligen Empfängerportals ab.
Wie funktioniert der Eingang von Rechnungen über IMAP?
Das System kann an ein oder mehrere dedizierte E-Mail-Postfächer angebunden werden. Eingehende E-Mails werden zyklisch abgerufen, XML- und PDF-Anhänge extrahiert, auf Integrität geprüft und als neue Rechnungsvorgänge zur Prüfung bereitgestellt.
Wie läuft die Vorab-Validierung bei Ausgangsrechnungen ab?
Vor dem Versand prüft das integrierte Validierungsmodul die generierte XML-Struktur gegen offizielle Schemata und Schematron-Regeln. Eventuelle Pflichtfeldverletzungen, Berechnungsdifferenzen oder Leitweg-ID-Fehler werden mit konkreten Korrekturhinweisen ausgegeben.
Was leistet die KI-gestützte PDF-Erfassung und wann werden Daten übertragen?
Die KI-gestützte Erfassung wird ausschließlich nach ausdrücklicher Anforderung durch den Nutzer gestartet. Dabei wird die PDF-Datei an einen KI-Dienst übermittelt, um Rechnungsdaten (wie Kopfdaten, Beträge, Steuersätze und Positionen) als Formularentwurf vorzuschlagen. Alle erkannten Daten müssen von einer Person geprüft und freigegeben werden.
Wie funktioniert der DATEV-Export und werden Buchungen automatisch erzeugt?
Geprüfte Eingangs- und Ausgangsrechnungen können in strukturierte DATEV-kompatible Formate (inklusive Belegbild-Verknüpfung) exportiert werden. Dies bereitet die Daten für die Buchführung vor; eine automatische, fehlerfreie Verbuchung ohne menschliche Buchungsprüfung wird nicht garantiert.
Ersetzt das E-Rechnungsmanagement eine steuerliche oder rechtliche Beratung?
Nein. Die Software ist ein technisches Werkzeug für die Datenverarbeitung, Formatkonvertierung, Validierung und Übertragung. Sie ersetzt keine steuerliche, betriebswirtschaftliche oder rechtliche Beratung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Welche technischen Voraussetzungen gelten für Betrieb und Anbindung?
Für Anwender genügen ein moderner Webbrowser, ein Internetzugang und Zugangsdaten. Die technischen Anforderungen an Serverinfrastruktur (On-Premises oder Managed Cloud), IMAP-Postfächer, ERP-Schnittstellen und Datensicherung stimmen wir im Vorgespräch individuell mit Ihnen ab.
Wie erfahre ich die Konditionen für das E-Rechnungsmanagement?
Das E-Rechnungsmanagement wird zu fairen, bedarfsgerechten Konditionen angeboten. Nach einer unverbindlichen Abstimmung über Ihr Rechnungsaufkommen, gewünschte Schnittstellen und Bereitstellungsform erhalten Sie ein maßgeschneidertes Angebot.
Kontakt & Beratung

Unverbindliche Anfrage zum E-Rechnungsmanagement

Beschreiben Sie Ihre Rechnungsabläufe, bestehende Softwareumgebung und Anforderungen. Wir werden Sie schnellstmöglich kontaktieren.

Direkter Kontakt

Gerne stehe ich Ihnen auch direkt per E-Mail oder Telefon für ein erstes unverbindliches Fachgespräch zur Verfügung.

Reaktionszeit:
Anfragen werden an Werktagen in der Regel innerhalb von 24 Stunden beantwortet.