Zentraler Datenbestand
Bündele verteilte Vertragsdokumente und Ordner in einem zentralen System mit direktem Zugriff auf alle Stammdaten und Vertragspartner.
ZELYRA
SOFTWARE / VERTRAGSMANAGEMENT
Verträge zentral verwalten.
Fristen sicher überblicken.
Webbasierte Unternehmenssoftware für die kaufmännische Verwaltung von Verträgen, Fristen, Kündigungsterminen und Dokumenten. Mit automatischer Stichtagsberechnung, strukturierter digitaler Ablage und optionaler KI-unterstützter PDF-Erfassung.
01 / ZIELGRUPPE & NUTZEN
Kaufmännische Klarheit
für die tägliche Vertragsverwaltung.
Entwickelt für Entscheider, kaufmännische Leiter, Einkaufs- und Verwaltungsteams, die eine zentrale Übersicht über laufende Verpflichtungen, wiederkehrende Kosten und anstehende Fristen benötigen.
Proaktiver Fristenüberblick
Berechnet Kündigungsstichtage automatisch aus Laufzeit und Fristklauseln, um anstehende Termine und automatische Verlängerungen transparent zu machen.
Kaufmännische Auswertungen
Erhalte Einblick in Vertragsbestände, Kostenstrukturen und Fristen mit praktischen Exportfunktionen im Excel- und PDF-Format.
02 / FUNKTIONSÜBERSICHT
Alle Funktionen
auf einen Blick.
Ein praxisnahes Funktionspaket für die strukturierte Stammdatenverwaltung, Fristenberechnung und Dokumentenablage.
Vertrags- & Partnerverwaltung
Erfassung und Pflege von Vertragsnummern, Titeln, Vertragspartnern, Kategorien, Beginn und grundlegenden Laufzeiten.
Fristen- & Kündigungsübersicht
Hinterlegung von Kündigungsfristen, Berechnung von Kündigungsstichtagen und Überwachung automatischer Verlängerungsklauseln.
Wiedervorlagen & Notizen
Zuordnung individueller Notizen, anstehender Wiedervorlagen und Notizen direkt am jeweiligen Vertrag.
Dokumentenablage
Speichern, Ergänzen, Anzeigen und Herunterladen von Vertragsdokumenten und Anhängen direkt in der digitalen Vertragsakte.
Kennzahlen & Kostenübersichten
Bereitstellung von Übersichten und Kennzahlen zu Vertragsbestand, Kosten und Fristen, soweit Daten gepflegt wurden.
Excel- & PDF-Exporte
Exportieren von Vertragslisten, Fristenübersichten und Auswertungen als Excel- oder PDF-Datei.
Kündigungsschreiben als PDF-Vorlage
Erstellung eines Kündigungsschreibens auf Basis gespeicherter Vertragsdaten als PDF-Vorlage (vor dem Versand fachlich zu prüfen).
AVV-Verzeichnis
Führung eines Verzeichnisses zu Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) und zugehörigen Status- und Compliance-Angaben.
Optionale Sanktionsprüfung
Möglichkeit zur Sanktionsprüfung von Vertragspartnern als abstimmungsbedürftige Anbindung, sofern eingerichtet.
🤖 Optionale Funktion
KI-gestützte PDF-Erfassung
Auf ausdrücklichen Wunsch des Nutzers kann die Software einen hochgeladenen Vertrag als PDF analysieren. Dabei können erkannte Informationen wie Vertragspartner, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungsklauseln und Kosten als Vorschlag in die Erfassungsmaske übernommen werden.
Diese Funktion dient ausschließlich als unterstützte Datenerfassung. Alle KI-Ergebnisse müssen stets von einer Person geprüft werden. Die KI beurteilt Vertragsklauseln nicht rechtlich.
🔒 Transparenter Datenschutzhinweis
Bei einer ausdrücklich vom Nutzer gestarteten KI-Analyse wird die ausgewählte Vertragsdatei an einen KI-Dienst zur Verarbeitung übermittelt.
03 / SO LÄUFT DIE VERWALTUNG AB
Von der Erfassung bis zum Fristenüberblick
in vier praktischen Schritten.
Ein strukturierter Ablauf hält Ihre Verträge übersichtlich, aktuell und termingerecht.
SCHRITT 01
Vertrag erfassen
Vertragsdaten manuell eingeben oder optional per KI-gestützter PDF-Analyse Stammdaten vorschlagen lassen.
SCHRITT 02
Dokumente zuordnen
Vertrags-PDFs, Nachträge und individuelle Notizen direkt in der digitalen Vertragsakte hinterlegen.
SCHRITT 03
Fristen pflegen
Laufzeiten und Kündigungsfristen pflegen. Das System berechnet die konkreten Kündigungsstichtage.
SCHRITT 04
Fristen überblicken
Anstehende Termine in der Fristenübersicht prüfen, Berichte exportieren oder Kündigungsvorlagen erstellen.
04 / SYSTEMVORAUSSETZUNGEN
Klare Voraussetzungen.
Bedarfsgerechte Bereitstellung.
Wir unterscheiden transparent zwischen den allgemeinen Nutzeranforderungen im Arbeitsalltag und der individuellen Bereitstellung.
Allgemeine Nutzeranforderungen
Für den täglichen Zugriff im Unternehmen genügen Standard-Arbeitsplätze ohne lokale Zusatzinstallationen:
- ✓ Aktueller Webbrowser: Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge
- ✓ Internetzugang: Stabile Netzwerk- bzw. Internetverbindung
- ✓ Persönliche Benutzerkonten: Individuelle Zugänge mit passenden Berechtigungen und Rollen
Bereitstellung & Infrastruktur
Die technischen Voraussetzungen für Hosting, Server, Dokumentenspeicher und Schnittstellen werden individuell im unverbindlichen Vorgespräch abgestimmt:
- ℹ Hostingform: On-Premises im eigenen Rechenzentrum, Private Cloud oder Managed Hosting
- ℹ Dokumentenspeicher: Dimensionierung von Speicherplatz und Datenbank anhand des Dokumentenvolumens
- ℹ Nutzeranzahl: Festlegung der aktiven Benutzerkonten und Berechtigungsgruppen
- ℹ Optionale Integrationen: Anbindung an Sanktionsprüfung oder ERP-Systeme nach Absprache
05 / WAS KUNDEN ERWARTEN KÖNNEN
Transparente Zusammenarbeit
abgestimmt auf Ihren Bedarf.
Wir stimmen uns eng mit Ihnen über Vertragsarten, Altdatenübernahme und gewünschte Bereitstellungsmodelle ab.
1. Unverbindliches Vorgespräch
Gemeinsame Klärung Ihres Vertragsbestands, Nutzerkreises, gewünschter Kategorien und des passenden Hostingmodells.
2. Faires, bedarfsgerechtes Angebot
Sie erhalten ein transparentes Angebot, das exakt auf Ihren Einsatzbereich zugeschnitten ist – ohne versteckte Kosten.
3. Einführung & Abstimmung
Datenübernahme, Einführung, Anwenderschulung und individuelle Anpassungen werden als optionale Punkte im Vorfeld abgestimmt.
Sachliche und rechtliche Einordnung
Das Vertragsmanagement unterstützt kaufmännische Verwaltungs-, Such-, Fristen- und Dokumentationsprozesse. Es ersetzt keine rechtliche Prüfung von Verträgen und gibt keine verbindliche Rechtsberatung. Automatisch berechnete Kündigungsstichtage und aus Vorlagen erzeugte Schreiben hängen von den eingegebenen Vertragsdaten ab und müssen vor der Verwendung durch den Nutzer geprüft werden. Die Software garantiert weder die automatische rechtliche Wirksamkeit noch den Zugang von Erklärungen.
06 / HÄUFIGE FRAGEN
Fragen und Antworten
zum Vertragsmanagement.
Konkrete und ehrliche Antworten auf häufige Fragen zu Funktionen, Fristen und Bereitstellung.
Welche Vertragsdaten kann ich im System verwalten?
Sie können Verträge strukturiert mit Vertragsnummer, Titel, Vertragspartner, Kategorie, Laufzeit, Vertragsbeginn, Kündigungsfristen, Verlängerungsklauseln und Kosten erfassen. Zudem lassen sich Notizen, Dokumente und Wiedervorlagen direkt zuordnen.
Wie unterstützt die Software bei Kündigungsfristen und Terminen?
Aus den hinterlegten Laufzeit- und Fristangaben berechnet das System die jeweiligen Kündigungsstichtage und stellt anstehende sowie kritische Fristen in einer Fristenübersicht und Wiedervorlage dar. Die Genauigkeit der Berechnung hängt von den gepflegten Vertragsdaten ab.
Kann ich Vertragsdokumente speichern und Kündigungsschreiben erzeugen?
Ja. Sie können Dokumente zu Verträgen hochladen, anzeigen und herunterladen. Auf Basis gespeicherter Daten kann zudem ein Kündigungsschreiben als PDF-Vorlage erzeugt werden. Dieses Schreiben dient als Entwurf und muss vor dem Versand durch den Nutzer fachlich geprüft und angepasst werden.
Was macht die KI-PDF-Erfassung und wann wird eine Datei übermittelt?
Die KI-gestützte Erfassung startet ausschließlich nach ausdrücklicher Anforderung durch den Nutzer. Dabei wird die ausgewählte PDF-Datei an einen KI-Dienst übermittelt, um erkannte Felder (z. B. Partner, Fristen, Kosten) als Vorschlag in die Eingabemaske zu übernehmen. Alle erkannten Daten müssen von einer Person geprüft werden.
Prüft die Software Verträge rechtlich oder ersetzt sie einen Anwalt?
Nein. Das System ist ein kaufmännisches Werkzeug für Verwaltung, Fristenüberblick, Dokumentenablage und strukturierte Workflows. Es führt keine verbindliche rechtliche Vertragsprüfung durch und ersetzt keine Rechtsberatung durch qualifizierte Juristen.
Welche technischen Voraussetzungen gibt es für Hosting und Betrieb?
Für Anwender genügen ein aktueller Webbrowser, Internetzugang und Zugangsdaten. Die technischen Voraussetzungen für Server, Hostingmodell (On-Premises, Private Cloud oder Managed), Speicherplatz, Benutzerzahl und optionale Schnittstellen stimmen wir individuell im Vorgespräch ab.
Wie erfahre ich die Konditionen für das Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement wird zu fairen, bedarfsgerechten Konditionen angeboten. Nach einem kurzen, unverbindlichen Gespräch über Ihre Anforderungen, Vertragsmengen und Bereitstellungsform erstellen wir Ihnen gerne ein passendes Angebot.
KONTAKT & BERATUNG
Unverbindliches Gespräch anfragen.
Wir beraten Sie gerne.
Schildern Sie uns Ihren Bedarf im Vertragsmanagement. Gerne beraten wir Sie zu passenden Bereitstellungsformen und erstellen ein faires, bedarfsgerechtes Angebot. Senden Sie uns Ihre Anfrage – wir werden Sie schnellstmöglich kontaktieren.
Direkter Ansprechpartner
Stefan Siedelmann
Neuenhöfer Str. 20 · 34355 Staufenberg
Telefon: 01523 3790716
E-Mail: stefan@siedelmann.com